everSALE Guide d'utilisation
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Guide d'utilisation everSALE POS

everSALE est la caisse enregistreuse de votre commerce : ventes en Gourdes et en Dollars, MonCash, Natcash, reçus, proformas, stocks et plusieurs succursales. Elle continue de fonctionner sans Internet.

GÉRANT

Le propriétaire ou responsable. Il configure la boutique, les prix, les vendeurs et les succursales, suit les ventes et les stocks. Le gérant ne vend pas.

Aller à la partie Gérant →

VENDEUR

La personne à la caisse. Elle ouvre la caisse, enregistre les ventes, encaisse, imprime les reçus et les proformas, puis clôture la caisse.

Aller à la partie Vendeur →

Qui fait quoi ? TOUS

ActionGérantVendeur
Configurer la boutique, les reçus, le taux de change✔—
Créer les articles, gérer les stocks✔—
Créer les succursales et les vendeurs✔—
Voir les rapports, exporter pour la DGI✔—
Payer l'abonnement✔—
Ouvrir / clôturer la caisse—✔
Vendre, encaisser, imprimer les reçus—✔
Faire une proforma (devis)—✔
Pourquoi le gérant ne vend pas ? Chaque vente est liée à un vendeur et à sa caisse : on sait toujours qui a encaissé quoi. Le compte gérant n'occupe pas non plus de place dans votre quota de caisses.

Créer et activer son compte GÉRANT

  1. Sur eversale.site, cliquez sur Créer un Compte. Indiquez le nom de votre commerce, votre nom, votre email et votre téléphone.
  2. Choisissez un nom d'utilisateur (au moins 3 caractères, sans espace) et un mot de passe d'au moins 6 caractères. Le nom d'utilisateur est unique dans tout everSALE : s'il est déjà pris, choisissez-en un autre (ex. marie.boutiquesoley).
  3. Ouvrez l'email reçu et cliquez sur le lien de confirmation (valable 72 heures). Sans email confirmé, le paiement de l'abonnement n'est pas possible.
  4. Pendant 7 jours, préparez votre boutique : articles, succursales, vendeurs, reçus. Les ventes en caisse s'ouvrent dès que l'abonnement est actif.
  5. Payez l'abonnement (voir Abonnement). Dès validation, vos vendeurs peuvent encaisser.
Important : sans paiement après 7 jours, le compte passe en veille pendant 15 jours, puis il est archivé. Un paiement envoyé et en cours de vérification met ce compte à rebours en pause.

Se connecter au back-office GÉRANT

Cliquez sur Connexion, entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. everSALE vous dirige automatiquement vers le back-office. Ses onglets :

Tableau de bordChiffre d'affaires, indicateurs et dernières ventes.
Catalogue & PrixArticles, catégories, codes-barres, prix HTG/USD.
Stocks & FEFOQuantités par succursale, inventaires, transferts, alertes.
Taux de changeTaux USD → HTG appliqué en caisse.
Succursales & VendeursBoutiques, comptes vendeurs, connexions en direct.
Rapports & DGIVentes et export CSV pour la déclaration fiscale.
Reçus & BoutiqueLogo, NIF et messages imprimés sur les reçus.

Sur téléphone, les onglets s'ouvrent avec le bouton de navigation en haut de l'écran.

Reçus & Boutique GÉRANT

Personnalisez ce que vos clients voient sur leurs reçus et proformas. Un aperçu se met à jour pendant que vous tapez.

  1. Ouvrez l'onglet Reçus & Boutique.
  2. Logo : Ajouter un logo (PNG ou JPEG, 150 Ko maximum). Un logo noir sur fond blanc rend mieux sur les imprimantes thermiques.
  3. Nom commercial (obligatoire) et NIF / CIF.
  4. Message d'en-tête (ex. heures d'ouverture, site web) et message de pied de page (ex. politique de retour). Laissez le pied de page vide pour le message par défaut « Mèsi pou vizit ou ! Merci pour votre achat ! ».
  5. Cliquez sur Enregistrer. Une connexion Internet est nécessaire ; toutes vos caisses reçoivent les changements à leur prochaine synchronisation.
Toujours imprimés, sans possibilité de les retirer : le nom, l'adresse et le téléphone de la succursale où la vente a lieu, et la mention « everSALE by Stratiums Technologies ». L'adresse et le téléphone du siège saisis ici ne servent que si une succursale n'en a pas.

Succursales GÉRANT

Votre formule inclut 1 succursale et 5 caisses (5 vendeurs connectés en même temps). Chaque succursale supplémentaire coûte 10 $ / mois et ajoute 5 caisses.

Ajouter une succursale

  1. Onglet Succursales & Vendeurs → bouton d'ajout de succursale.
  2. Indiquez le nom, l'adresse et le téléphone de la succursale. L'adresse et le téléphone sont obligatoires : ils sont imprimés sur chaque reçu.
  3. Si votre quota est atteint, everSALE vous propose une demande de succursale : faites le virement ou dépôt bancaire de 10 $, saisissez le numéro du bordereau et envoyez. La succursale apparaît en attente puis s'active dès validation du paiement.

Modifier une succursale

Cliquez sur la succursale pour changer son nom, son adresse, son téléphone ou la désactiver temporairement (plus de ventes possibles dans ce magasin).

Une succursale marquée ⚠️ Adresse ou téléphone manquant doit être complétée : en attendant, les reçus impriment les coordonnées du siège.

Vendeurs GÉRANT

Créer un vendeur

  1. Onglet Succursales & Vendeurs → Créer un Vendeur.
  2. Saisissez son nom complet, un nom d'utilisateur et un code PIN d'au moins 4 caractères.
  3. Choisissez sa succursale d'affectation : c'est là qu'il vendra et que ses ventes seront comptées.
  4. Donnez-lui son nom d'utilisateur et son PIN. Notez-les : le PIN n'est plus affiché ensuite (il apparaît masqué •••• pour la sécurité).
Noms d'utilisateur uniques : un nom d'utilisateur ne peut exister qu'une seule fois dans tout everSALE, toutes boutiques confondues. Si « jean » est déjà pris, utilisez par exemple « jean.delmas ». C'est pourquoi la création d'un vendeur demande une connexion Internet : everSALE vérifie tout de suite que le nom est libre et vous le dit s'il est déjà pris.

Modifier, réinitialiser le PIN, désactiver

  • PIN oublié : ouvrez la fiche du vendeur et saisissez un nouveau code PIN. Laissez le champ vide pour garder l'actuel.
  • Changer de succursale : choisissez une autre succursale dans sa fiche.
  • Départ d'un employé : désactivez le compte. Il est déconnecté immédiatement de toutes ses caisses.

Connexions vendeurs en direct

La liste Connexions Vendeurs en Direct montre qui est connecté, sur quel appareil et dans quelle succursale. Si un vendeur ne peut pas se connecter car la limite de caisses est atteinte, cliquez sur Déconnecter à côté d'une session inactive pour libérer la place.

Catalogue & Prix GÉRANT

Catégories

Gérer Catégories pour créer vos rayons (ex. Alimentation, Boissons, Quincaillerie). Les vendeurs filtrent la caisse par catégorie.

Ajouter un article

  1. Nouvel Article.
  2. Renseignez le nom, la catégorie, la référence (SKU) et le code-barres (pour la douchette).
  3. Indiquez le prix en HTG (obligatoire) et, si vous le souhaitez, le prix en USD.
  4. Saisissez le stock de départ, puis enregistrez.

La barre de recherche trouve un article par nom, SKU, code-barres ou catégorie.

Taux de change GÉRANT

Onglet Taux de change : saisissez combien de Gourdes vaut 1 dollar dans votre magasin, puis Enregistrer le nouveau taux. Les caisses l'utilisent pour convertir les paiements en dollars et calculer la monnaie à rendre. Mettez-le à jour aussi souvent que nécessaire.

Stocks GÉRANT

  • Vue par succursale ou globale : choisissez une succursale ou « Toutes les succursales ».
  • Ventes : chaque vente diminue automatiquement le stock de la succursale.
  • Inventaire / ajustement : après un comptage physique, utilisez Ajustement / Inventaire, saisissez la quantité réelle comptée et le motif (casse, perte, inventaire périodique…).
  • Transfert entre succursales : Transférer du Stock, choisissez l'article, la succursale d'origine, la succursale cible et la quantité (au moins 2 succursales nécessaires).
  • Alertes : les articles en stock faible ou en rupture sont signalés. Le gérant reçoit aussi un email d'alerte (au plus un par article toutes les 12 heures). Les articles qui ont une date de péremption sont signalés avant qu'ils périment.

Tous les mouvements (ventes, ajustements, transferts) sont listés dans Suivi des Stocks & Mouvements.

everSCAN — le stock par scan GÉRANT

everSCAN est l'application Android du gérant pour gérer le catalogue et le stock en scannant les codes-barres, directement dans le magasin ou à la réception des marchandises. Chaque modification est envoyée tout de suite à everSALE et arrive sur toutes vos caisses.

  1. Sur un téléphone ou un terminal Android, téléchargez eversale.site/downloads/everscan.apk et installez-le (autorisez « Installer des applications inconnues » si Android le demande).
  2. Connectez-vous avec votre compte gérant. everSCAN refuse les comptes vendeur.
  3. En haut de l'écran, choisissez la succursale dont vous gérez le stock (icône magasin, si vous en avez plusieurs).

Scanner un article

  • Article inconnu : la fiche Nouvel article s'ouvre avec le code-barres déjà rempli. Saisissez le nom, la catégorie (ou créez-en une avec +), le prix en Gourdes, la quantité en rayon, puis Créer l'article. Le prix en dollars est calculé avec le taux du magasin si vous le laissez vide.
  • Article connu : sa fiche affiche le prix et le stock de la succursale.
    • Réception (ajouter au stock) : quantité reçue d'un fournisseur, ajoutée au stock.
    • Inventaire (quantité comptée) : remplace le stock par ce que vous avez compté.
    • Modifier l'article : nom, prix, catégorie, unité, seuil d'alerte.

Scannez avec la caméra, le scanner intégré du terminal ou une douchette, ou tapez le code. Un article sans code-barres se crée avec Créer un article sans code-barres.

Les autres onglets

  • Articles : recherche par nom ou code-barres, filtre Stock faible.
  • Catégories : créer, renommer, supprimer (une catégorie utilisée par des articles ne peut pas être supprimée).
  • Mouvements : historique des réceptions, inventaires, transferts et ventes.
Sans Internet ? everSCAN continue de fonctionner ; l'icône nuage en haut indique le nombre de modifications en attente, envoyées automatiquement au retour du réseau. Les ventes faites en même temps sur les caisses sont toujours prises en compte : une réception ajoute au stock, elle n'écrase pas les ventes.

everTAG — codes-barres & étiquettes GÉRANT

everTAG est l'application Android du gérant pour les articles qui n'ont pas de code-barres (produits locaux, vrac, fait maison). Elle crée un code-barres unique pour chaque article, imprime les étiquettes en série, puis vous les importez dans everSCAN : l'article est créé et le stock ajouté automatiquement.

Installez-la sur le terminal POS (pour utiliser son imprimante intégrée) depuis eversale.site/downloads/evertag.apk, et connectez-vous avec votre compte gérant.

  1. Nouvel article : nom, catégorie, unité, prix de vente, quantité reçue et nombre d'étiquettes. everTAG attribue le code-barres. Il manque une catégorie ? Touchez + à côté du champ Catégorie pour la créer : elle est ajoutée à votre catalogue sur toutes les caisses.
  2. Article du catalogue : pour un article existant sans code-barres (everTAG lui en donne un) ou pour réimprimer des étiquettes.
  3. Imprimer : choisissez le support — rouleau 58 mm ou 80 mm (imprimante du terminal, idéalement avec du papier thermique adhésif), étiquettes 40 × 30 ou 50 × 30 mm (imprimante d'étiquettes) ou planche A4 de 24 étiquettes (imprimante de bureau) — et affichez ou non le prix.
  4. Collez les étiquettes sur vos articles.
  5. Dans everSCAN, touchez l'icône étiquette Importer everTAG, ouvrez le lot, corrigez si besoin les quantités réellement reçues, puis Importer dans le stock. Le stock est ajouté à la succursale sélectionnée dans everSCAN.
Bon à savoir : les codes everTAG commencent par 29 (plage réservée aux codes internes des magasins) : ils ne se confondent jamais avec un code de fabricant et toutes les douchettes les lisent. Un lot ne peut être importé qu'une seule fois. Sans Internet, everTAG continue de créer et d'imprimer des étiquettes grâce à une réserve de codes ; les lots sont envoyés au retour du réseau.

Tableau de bord GÉRANT

Chiffre d'affaires du jour en HTG et en USD, nombre de ventes, panier moyen et dernières ventes, pour une succursale ou toutes. Les ventes faites hors-ligne apparaissent dès que la caisse concernée s'est synchronisée.

Rapports & DGI GÉRANT

Onglet Rapports & DGI : ventes, TVA collectée et statistiques. Exporter pour DGI (CSV) produit un fichier à ouvrir dans Excel ou Google Sheets, ou à remettre à votre comptable.

Abonnement GÉRANT

FormulePrixInclus
Mensuelle15 $ / mois1 succursale, 5 caisses. Succursale supplémentaire : +10 $/mois (+100 $/an) avec 5 caisses. Caisse supplémentaire : +5 $/mois (+50 $/an).
Annuelle160 $ / an (20 $ d'économie)

Les montants sont affichés en Gourdes au taux du jour.

  1. Confirmez votre email (obligatoire avant tout paiement).
  2. Ouvrez l'abonnement depuis le bandeau du back-office ou le menu.
  3. Faites un virement ou un dépôt bancaire (HTG ou USD) : les coordonnées bancaires s'affichent dans la fenêtre d'abonnement de votre espace, une fois votre email confirmé.
  4. Saisissez la référence du bordereau et ajoutez une photo du reçu, puis envoyez.
  5. Notre équipe vérifie le versement ; votre abonnement s'active et vous recevez un email de confirmation.
À l'expiration, l'encaissement est suspendu mais toutes vos données restent intactes. Renouvelez pour reprendre immédiatement.

Se connecter VENDEUR

  1. Ouvrez everSALE (l'application Android du terminal ou eversale.site) et touchez Se connecter / Connexion.
  2. Entrez le nom d'utilisateur et le code PIN donnés par votre gérant. Vous arrivez directement à la caisse de votre succursale.
Sans Internet ? Si vous vous êtes déjà connecté sur ce terminal, vous pouvez vous reconnecter hors-ligne avec le même PIN.
L'application Android du terminal n'accepte que les comptes vendeur. Le gérant se connecte sur eversale.site.
« Limite de connexions vendeurs atteinte » : toutes les caisses autorisées sont occupées. Demandez au gérant de déconnecter une session inactive.

Ouvrir la caisse VENDEUR

Au début de votre service, un bandeau jaune vous invite à ouvrir la caisse.

  1. Touchez Ouvrir la caisse.
  2. Comptez l'argent présent dans le tiroir et saisissez le fond initial HTG et le fond initial USD.
  3. Validez. Toutes vos ventes de la journée seront comptées dans cette session.

Faire une vente VENDEUR

  1. Ajoutez les articles : touchez un article dans la grille ou cherchez-le par nom. Avec le scanner intégré du terminal ou une douchette, scannez directement depuis l'écran de caisse : l'article s'ajoute au panier. Sans scanner, ouvrez Scanner Code-barres pour utiliser la caméra. Un article inconnu ou en rupture de stock est signalé.
  2. Ajustez les quantités dans le panier avec les boutons − et +. Pour tout enlever, Vider panier.
  3. Client (facultatif) : touchez « Client comptoir » en haut du panier pour saisir le nom et le téléphone du client. Il apparaîtra sur le reçu. Obligatoire pour une vente à crédit.
  4. Vérifiez le total en HTG et son équivalent en USD, puis touchez Encaisser.

Encaisser VENDEUR

Modes de paiement

Espèces HTGSaisissez le montant reçu ; la monnaie à rendre s'affiche.
Espèces USDConverti au taux du magasin. Choisissez de rendre la monnaie en HTG ou en USD.
MonCash / NatcashSaisissez le numéro de transaction (ex. MC-…) ou le téléphone du client.
Carte bancaireNotez les 4 derniers chiffres de la carte en référence.
Crédit clientAssociez d'abord un client à la vente.
La touche Entrée ne vend jamais. Dans le champ du montant, Entrée confirme seulement le montant saisi. La vente n'est enregistrée que lorsque vous touchez le grand bouton vert Valider l'encaissement. Un scan accidentel ou un double appui ne peut donc pas enregistrer une vente.

Paiement en plusieurs fois (fractionné)

Le client paie une partie en espèces et le reste par MonCash ? Touchez Passer en mode fractionné, ajoutez chaque versement l'un après l'autre jusqu'à « Solde entièrement réglé », puis validez.

Les centimes n'existant pas en Haïti, un écart de 1 Gourde ou moins lors d'une conversion USD est arrondi automatiquement.

Reçu & impression VENDEUR

Après l'encaissement, le reçu s'affiche à l'écran.

  1. Choisissez le format : 80 mm (POS), 58 mm (Mobile) ou 8.5"x11" / A4 (facture complète avec signature). Votre choix est mémorisé.
  2. Touchez Imprimer, puis validez l'impression sur l'imprimante du terminal.
  3. Pour WhatsApp, touchez WhatsApp, saisissez le numéro du client (ou laissez vide pour choisir le contact) puis Ouvrir WhatsApp : le reçu est déjà écrit, il suffit d'envoyer. Le texte est aussi copié, au cas où.
  4. Touchez Nouvelle vente pour le client suivant.

Le reçu comprend le logo et le nom de la boutique, la succursale (nom, adresse, téléphone), le numéro de facture, les articles, la TVA, le total HTG/USD, les paiements, la monnaie rendue et un QR code de vérification.

Proforma (devis) VENDEUR

Un client demande un prix écrit avant d'acheter ? Faites-lui une proforma.

  1. Ajoutez les articles au panier comme pour une vente.
  2. Touchez Proforma (devis), juste au-dessus du bouton d'encaissement.
  3. Saisissez le nom du client et choisissez la validité : 7, 15 ou 30 jours.
  4. Touchez Générer la proforma, puis imprimez-la (le format A4 est le plus présentable) ou partagez-la par WhatsApp.
Une proforma n'enregistre rien : pas de vente, pas de sortie de stock, pas d'argent en caisse. Le panier reste tel quel : si le client achète tout de suite, touchez simplement Encaisser. Le document porte la mention « FACTURE PROFORMA », un numéro PRO-… et sa date de validité ; ce n'est pas une facture fiscale.

Entrées / sorties d'argent VENDEUR

Pour de l'argent qui entre ou sort du tiroir sans être une vente — apport de monnaie, achat de fournitures, coursier — utilisez Mouvements manuels (E/S) dans l'écran de la caisse : choisissez Entrée ou Sortie, le montant et le motif. Ainsi, le tiroir correspond à la clôture.

Clôture & Rapport Z VENDEUR

  1. En fin de service, ouvrez l'écran de la caisse et touchez Clôturer la caisse (Rapport Z).
  2. Comptez l'argent du tiroir et saisissez le comptage réel en HTG et en USD.
  3. Ajoutez une remarque si besoin, puis Clôturer et générer Rapport Z.
  4. Imprimer Rapport Z et remettez-le au gérant avec la caisse.

Le Rapport Z détaille les ventes par mode de paiement (espèces HTG, USD, MonCash, Natcash, carte), les entrées et sorties, le montant théorique et l'écart avec votre comptage. L'historique des sessions reste consultable.

Pour quitter, utilisez Déconnexion dans le menu : votre place de caisse est libérée pour un collègue.

Application Android POS TOUS

Sur un terminal de caisse Android avec imprimante intégrée (Sunmi, Imin, Telpo, PAX…), installez l'application everSALE : elle s'ouvre directement, sans Chrome.

Réservée aux vendeurs. L'application Android sert uniquement à la caisse : seuls les comptes vendeur peuvent s'y connecter, et on ne peut pas y créer de compte. Le gérant crée son compte et gère la boutique sur eversale.site depuis un navigateur (ordinateur, tablette ou téléphone).
  1. Sur le terminal, ouvrez eversale.site/downloads/eversale-pos.apk (ou, sur eversale.site, App Caisse → Télécharger l'application Android).
  2. Ouvrez le fichier téléchargé. Si Android le demande, autorisez « Installer des applications inconnues » pour le navigateur.
  3. Ouvrez everSALE POS depuis l'écran d'accueil et connectez-vous.

Mise à jour : téléchargez et installez la nouvelle version par-dessus l'ancienne ; vos données sont conservées.

Pour le gérant, l'application everSCAN (gestion du stock par scan) s'installe à côté, depuis eversale.site/downloads/everscan.apk, ainsi que everTAG (codes-barres et étiquettes) depuis eversale.site/downloads/evertag.apk.

Sur ordinateur ou tablette sans application, utilisez everSALE dans le navigateur ; App Caisse propose aussi de l'installer comme application.

Imprimantes TOUS

  • Terminal POS Android avec imprimante intégrée : everSALE utilise le service d'impression du terminal (le même que Chrome). Si le terminal imprime depuis Chrome, il imprime depuis everSALE.
  • Imprimante thermique 80 mm ou 58 mm (USB, réseau ou Bluetooth) reliée à un ordinateur : choisissez le format correspondant sur l'écran du reçu.
  • Imprimante de bureau : format 8.5"x11" / A4 pour une facture complète.
  • Ordinateur de caisse Windows, impression sans fenêtre : créez un raccourci avec msedge.exe --app=https://eversale.site --kiosk-printing (commande disponible dans App Caisse).

Hors-ligne & synchronisation TOUS

Une coupure d'Internet n'arrête pas la caisse : les ventes, les reçus et les stocks fonctionnent sur l'appareil. Les données sont envoyées automatiquement au serveur dès que la connexion revient. Le bouton de synchronisation en haut de l'écran permet de forcer l'envoi.

À éviter : ne videz pas les données du navigateur et ne désinstallez pas l'application tant que des ventes faites hors-ligne n'ont pas été synchronisées.

Les réglages du gérant (reçus, articles, prix) arrivent sur les caisses à leur prochaine synchronisation.

Français / Kreyòl TOUS

Touchez le bouton FR / HT en haut de l'écran pour passer du français au créole haïtien, sans redémarrer.

Dépannage TOUS

« Nom d'utilisateur ou mot de passe incorrect »

Vérifiez les majuscules et l'orthographe. Vendeur : demandez à votre gérant de vous donner un nouveau code PIN. Gérant ayant oublié son mot de passe : contactez l'assistance.

« L'application caisse everSALE est réservée aux vendeurs »

Vous essayez de vous connecter avec un compte gérant dans l'application Android. Ouvrez eversale.site dans un navigateur pour accéder au back-office.

« Session expirée. Veuillez vous reconnecter. »

Votre session a été fermée (compte désactivé, PIN changé ou très longue inactivité). Reconnectez-vous avec votre nom d'utilisateur et votre PIN.

« Cet identifiant correspond à plusieurs comptes »

Connectez-vous avec votre nom d'utilisateur plutôt qu'avec votre email ou votre téléphone. Si le message persiste, contactez l'assistance.

« Limite de connexions vendeurs (POS) atteinte »

Toutes les caisses autorisées sont occupées. Le gérant peut déconnecter une session inactive (Connexions vendeurs en direct) ou ajouter des caisses à l'abonnement.

Le bouton Encaisser ou Proforma est bloqué

L'abonnement n'est pas actif (paiement non encore validé ou expiré), ou le compte connecté est celui du gérant. Connectez-vous avec un compte vendeur et vérifiez l'abonnement.

Rien ne s'imprime

Vérifiez que l'imprimante a du papier et qu'elle est allumée et reliée. Sur un terminal Android, essayez d'imprimer une page depuis Chrome : si cela ne marche pas non plus, le service d'impression du terminal doit être activé dans les paramètres Android (Impression). Choisissez aussi le bon format (80 mm, 58 mm ou A4).

Le reçu n'affiche pas mon logo ou mon NIF

Le gérant doit les enregistrer dans Reçus & Boutique avec Internet. Les caisses les reçoivent à leur prochaine synchronisation.

« Connexion Internet requise pour créer un compte »

La création de compte et l'enregistrement des réglages de reçu nécessitent Internet. Les ventes, elles, fonctionnent hors-ligne.

Assistance TOUS

Une question, un problème ? Écrivez-nous à support@eversale.site en indiquant le nom de votre commerce, votre nom d'utilisateur et une capture d'écran si possible.